Viết số thành chữ

Quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn Kế toán cần lưu ý

Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Theo quy định tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như sau:

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp đơn vị cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt sau dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

+ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.

- Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.

- Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu làm sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, thì các doanh nghiệp/ tổ chức phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán Doanh nghiệp cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.

- Trường hợp 1: chữ số tận cùng là chữ số 1

• Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
• Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2

- Trường hợp 2: chữ số tận cùng là số 4

• Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
• Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2

Trường hợp 3: chữ số tận cùng là số 5

• Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 (=0) hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau
• Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 hoặc nhỏ hơn hoặc bằng 9.

Cách viết số tự nhiên

Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. người viết cần chú ý tuân theo thứ tự sau

• Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé
• Xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị
• Viết số